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商务写作，是一件让很多职场人士头疼的事。它和信马由缰的散文类写作完全不同，需要有清晰的结构和严谨的条理。其实，清晰的写作思路，也体现出了写作者拥有清晰的思考过程。前麦肯锡咨询顾问、美国管理学专家芭芭拉·明托所著《金字塔原理》，总结出一套商务写作的系统性方法，被称为“金字塔原理”。多年来，这套写作理论不但被麦肯锡奉为公司标准，也成为了高级商务写作的圭臬。
实际运用金字塔原理进行商务写作，需要相当强的毅力。但如果你持续地“先想后写”，你必将获得惊人进步——能在最短时间内写出一篇文字简洁、思路清晰的商务范文！
要想写好商务类文章，首先要合理地搭建文章的结构。你需要自上而下地组织文章的思想脉络，而最清楚的顺序是，先提出总结性思想，再提出被总结的具体思想。按照人类的思考习惯，如果你不预先告诉读者某一组文字中的思想之间的逻辑关系，读者很有可能认为这一组文字的思想之间，不存在任何联系。比如下面这段话：
“男女同工不同酬问题。今后，女性和男性的平均收入差距可能不会缩小。对雇主来说，同工同酬指的是对相同的岗位或相同的工作价值支付同样的报酬。我们可以让雇主为自身利益采取行动。”
上面这段话到底要表达什么？由于没有清晰的结构，句子之间的逻辑关系也不明确，读者会对这段话感到莫名其妙。
所以，你需要将文中所有的信息进行归类概括，并以自上而下的方式表达出来。你的思维可以从最底部的层次开始，将句子按照某种逻辑顺序组织成段落，再将段落组织成章节，最后将章节组织成完整的文章；而位于金字塔最顶部的，则是代表整篇文章的中心思想。以上就是商务写作的“金字塔结构”。
你所写的每一篇文章的结构，都必定只支持一个思想——即概括了所有各组思想的单一思想。而所有在其之下的思想，则越往下越详细，并且都对你希望表达的主题思想起着解释和支持的作用。具体来说，文章中的思想必须符合以下规则：
1. 文章结构中任一层次上的思想，都必须是其下一层次的思想的概括。
2. 每一组中的思想都必须属于同一范畴。
3. 每一组中的思想都必须按逻辑顺序组织（比如演绎顺序、时间顺序、结构顺序、重要性顺序等）。你所选择的逻辑顺序，反映了你在组织思想时的分析过程。
金字塔结构的巨大价值，就在于迫使你在理清自己的思路时，对纵向的疑问/回答式逻辑关系在视觉上清晰化。你所做的每一个表述都应当引起读者的疑问，而你也必须在这一表述以下的结构层次上横向地对读者的疑问予以回答。
自上而下地构建金字塔结构通常比较容易，你先要确定主题，并确认读者对该主题是否了解。你需要：
1. 画出主题方框，写出文章的主题。
2. 确定主要问题。比如：文章的读者是谁？你希望整篇文章能够回答读者针对文章主题的什么问题？
3. 写出对文章主要问题的回答。
4. 说明“情境”。你需要作出关于文章主要问题和回答的最清晰表述。把要讨论的主题同“情境”结合起来，作出具体表述——这就是文章的内容。
5. 指出“冲突”（即读者对文章内容有疑问的地方）。开始与读者进行疑问/回答式对话。考虑“情境”中发生了什么，能够引起读者的疑问（这个疑问是你为了达成写作目的，故意针对读者而提出的）。
6. 检查主要问题和回答。检查一下你在文中的表述，对“情境”中的“冲突”的表述是否直接导致了主要问题的提出。如果不是，你就需要改变相关表述，或者重新构思表述。
但是，构建文章的金字塔结构，是有难度的。有时候，你会发现你思考得不太成熟，无法构建出金字塔结构的顶部思想。比如，你无法确定要讨论的主题，或者不清楚读者头脑中的疑问，不知道他们了解什么、不了解什么。
如果遇到这些情况，你可以向下移动一个层次，从关键句层次着手，自下而上地组织你的思想：
1. 列出你想表达的所有思想要点。
2. 找出各要点之间的逻辑关系。
3. 得出结论。
对于金字塔结构的初学者而言，这一结构的使用难度是不言而喻的。你需要：
1. 一定要先尝试自上而下地搭建文章结构，不要试图一下子把整篇文章写出来。
2. 将“情境”作为构思序言部分的起点。具体顺序是：情境—冲突—疑问—回答。按照这个顺序，你会更容易、更准确地找到“冲突”和“疑问”。
3. 不要省略对序言部分的思考。你应当先整理出序言部分的信息，然后把注意力集中在金字塔结构中较低层次的思想上。
4. 将历史背景之类的信息放在位于正文之前的序言部分。正文部分应当只包括思想，以及因能够向读者提供新思想而引起读者疑问的表述。只有在描述一些通过分析发现的因果关系时，你才可以在正文部分列举出读者已知的信息。
5. 序言部分仅仅涉及读者不会对其真实性提出怀疑的内容。序言的目的，是告诉读者一些他们已知的信息。相应的，不要在正文中涉及任何读者已知的信息，正文中所论述的都是读者所未知的、你自己的论点和论据。
6. 在关键句上更宜使用归纳的形式，因为归纳形式更容易被人理解。
以上是对商务写作的金字塔结构的初步介绍。整个金字塔原理的内容非常丰富，包含了写作的逻辑、思考的逻辑、解决问题的逻辑、演示的逻辑等。它不仅能够帮助人们以书面形式组织和表达思想，对整个写作过程的组织和管理进行指导，还可用于确定问题、分析问题的过程等。掌握了金字塔原理，你将拥有更加清晰的思考路径，在写作和分析问题时游刃有余，胜人一筹。
