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01 商务会见会谈准备

02 商务会见会谈流程

03 商务宴请相关事宜

04 商务参观相关事宜

05 签字仪式相关事宜

06 典礼仪式相关事宜

07 商务谈判相关事宜

08 商务活动策划方案

行政文秘

一、商务会见会谈准备

1．商务会见会谈前期准备

商务会谈就是商务谈判，商务会见会谈前期的准备工作在整个会谈中存在很大的影响力，为后期的会谈的顺利进行奠定扎实的基础，使谈判双方达成双赢的方案，使会谈在更加和谐、融洽的气氛下进行。会见、会谈的准备工作如下。

来宾信息的收集

◎ 了解来宾的学历、资历、业务专长及所在国家的政治、经济、历史情况、对外政策等

◎ 若是外宾，了解其利益特征和习俗禁忌，若有少数民族，则要了解民族禁忌和习俗

提供谈判资料

◎ 准备会谈中心议题的现实资料、历史资料和参考资料

◎ 预测分析来宾对中心议题可能提出的观点和对策

对人员的安排

◎ 确定会谈的时间、地点和双方参加人员名单，并提早通知有关人员安排

◎ 根据来宾的身份及目的，安排相应的人员进行接待（表6-4来宾接待计划表）

场所的布置

◎ 安排足够的座次，事先排好座次，摆好座位，安装扩音设备，适当的摆些盆景鲜花装饰

安排迎宾

◎ 安排迎宾小姐迎接并指引来宾入场

合影图设计

◎ 如需合影，一般在宾主见面握手后进行，应事先设计好合影图

2．常用的商务会见会谈表格

在商务会见会谈中常会用到来宾接待计划表和接待工作总结表。

（1）来宾接待计划表

（2）接待工作总结表

二、商务会见会谈流程

1．商务会见会谈流程

为了使会谈能顺利的进行，使会谈双方互利，文秘人员应熟练的掌握商务会见、会谈的流程，熟悉每一步骤，并对其做好充分的准备，商务会见会谈的流程如下。

2．会见会谈记录的格式

在会见、会谈过程中，文秘人员应列席并做好相关记录，会后应及时整理好会见、会谈记录，填写会谈记录表，会见会谈记录所采用的格式如下。

总题目下写明时间、地点、主宾双方参加人员、记录员的姓名

根据主宾谈话的内容一一整理

将双方的动态，如鼓掌加括号注在相应位置

其它整理方法同一般会议记录的整理

为使来宾记忆谈话的内容或避免误解，将记录用备忘录形式送交来宾

3．商务会见会谈记录表

在行进商务会见会谈时，文秘人员要详细如实的填写会见会谈记录表，如下。

商务宴请相关事宜

1．商务宴请的程序

宴请是为了表达对来宾的欢迎、祝贺或答谢，促进双方的感情而进行的餐饮招待。商务宴请是公关活动中常见的方式之一，通过宴请增进双方的了解，拉近彼此的距离，达成某种共识。文秘人员在安排宴请工作时，应遵循以下程序，具体如下。

2．商务宴请的种类

在日常的商务活动中，宴请的种类有很多种，不同的接待目的需要不同的宴请类型，常见的商务宴请类型主要有以下6种，具体如下。

3．商务宴请的礼仪

宴请是公关活动的一种手段，因此宴请活动的安排，包括宴请的方式、标准、范围等应该合乎礼仪的规范。具体礼仪如下。

◎ 座次：按照以右为尊的原则，将主宾安排在主人的右侧，次主宾安排在主人的左侧

◎ 入座：主人或长着安排入座，来宾在主人和长着入座后方可坐下，男士应为身边的女士拉开座椅

◎ 敬酒：首次敬酒应由主人提议，敬酒以礼到为止，各自随意，不应劝酒，主人先为主宾和长辈斟酒，主人斟酒时，客人应用手扶杯表示谢意

◎ 布菜：主人可为身边的客人布菜，应使用公筷，布菜时要照顾客人的喜好，不宜过多

◎ 体态：姿势端正，不抖动腿脚，不翘腿，胳膊不放在桌面上，以免影响他人

◎ 交流：口内有食物时要避免说话和敬酒，要营造和谐轻松的氛围，主动关心周围的人

◎ 散席：宴会结束后，主人、主宾离座后，其他宾客方可离开

4．常用的商务宴请表格

（1）商务宴请申请表

（2）商务宴请记录表

行政文秘

四、 商务参观相关事宜

1．商务参观的准备

来宾到达后，文秘人员可依据来宾的目的，安排一定的参观活动。文秘人员在组织参观活动时应做以下准备工作，具体如下。

明确参观的目的和主题

◎ 文秘人员要为参观活动制定一个明确的主题，即想通过参观达到一个什么样的效果，给来宾留下什么印象

确定邀请对象和参观时间

◎ 参观可以常年进行，也可定期进行，应安排在一些特殊的日子，如周年纪念日等；还要注意季节、气候的变化，太冷、太热都不宜安排参观

搞好接待工作

◎ 文秘人员应做好来宾登记、讲解、向导等接待工作，为来宾安排舒适的休息场所，提供茶水和饮食，赠送有意义的纪念品

拟定参观路线

◎ 文秘人员要提前拟定参观路线，制作向导图及标志，标明餐厅、医务室、休息室及厕所的具体位置

做好宣传工作

◎ 文秘人员应制作一份简单易懂的说明书后宣传材料，帮助来宾了解企业的概况，使参观活动起到应有的效果

2．常用的商务参观表格

（1）参观登记表

（2）参观许可证

五、签字仪式相关事宜

1．安排签字仪式的步骤

签约即合同的签署，文秘人员在安排签字仪式时要做好如下工作，具体如下。

2．签字仪式的具体要求

在举行签字仪式时，对仪式的各个步骤都有详细的要求，文秘人员要作出精心安排，具体如下。

3．签字仪式的程序

安排签字仪式的程序如下。

共饮香槟相互祝贺

这是国际桑通用的增添喜庆的做法，合同签署后，签字人员当场饮一杯香槟酒

交换签署的合同文本

双方交换已签署的正式合同文本，并相互交换使用过的签字笔以留作纪念，全场人员鼓掌祝贺

正式签署合同文本

签字人员签署合同本，通常先签署主方持有的合同文本，再签署客方保存的合同文本

宣布仪式正式开始

主持人宣布签字仪式开始，签字人员进入签字厅，在既定的位置上就座

六、典礼仪式相关事宜

1．安排典礼仪式的步骤

安排典礼仪式也是文秘人员职责之一，在安排典礼仪式时，文秘人员做好以下几个步骤的准备工作，具体如下。

2．典礼仪式各步骤的具体内容

为了使典礼圆满的完成，文秘人员在安排典礼仪式的过程中占据主要地位，须详细的规划典礼仪式的各个步骤，典礼仪式的各个步骤具体内容如下。

确定内容

◎ 在举行典礼时，文秘人员应安排体现隆重，欢快的庆典内容，要以塑造企业形象，

显示企业实力，扩大影响为宗旨

◎ 典礼分为成立周年典礼，荣获某项荣誉、取得重大业绩典礼、取得显著发展典礼

选择地点

◎ 根据仪式的规模、影响力及企业的实际情况选择，尽量避免影响仪式的外在因素

◎ 为营造气氛，应对现场进行布置，如粘贴标语、悬挂彩灯等

拟定名单

◎ 一般出席者包括上级领导、社会名流、大众传媒、合作伙伴、员工代表等

◎ 从典礼宗旨出发，切忌让出席者为难，拟定好名单报领导审核，审核后方可确定

筹备小组

◎ 组建包括会务组、文秘组、接待组、宣传者、财务组及保卫组在内的典礼筹备小组，各组相互配合使典礼圆满完成

制定程序

◎ 文秘人员应制定具体的程序以保证典礼的顺利进行

3．典礼仪式的具体步骤

成功的典礼仪式与具体的程序存在着很大的关系，文秘人员应当精心拟定典礼的具体程序。通常，典礼大致上应包括下述7项，具体如下。

引导来宾就座加以介绍

七、商务谈判相关事宜

1．商务谈判的工作步骤

商务谈判指谈判双方以经济利益为目的，以价格为的核心，同时兼顾对方的需要，通过沟通、协商、妥协、合作、策等方式，为了有效地促成交易活动，商务谈判的工作步骤如下。

2．谈判前的准备

为了实现谈判目的，在谈判中占据主导地位和优势，文秘人员在谈判前应做好充分的准备。谈判前的准备工作具体如下。

收集谈判资料

◎ 谈判资料是制定谈判战略的依据，控制谈判过程的手段也是双方沟通的介质

◎ 文秘人员须收集客户资料和竞争者资料，并整理出重点

组建谈判小组

◎ 选择谈判人员，其素质直接决定了工作小组的素质和水平，应充分重视人员的挑选

◎ 组建知识结构互补、分工明确，人员搭配合理的工作小组

制定谈判方案

◎ 确定谈判议题

◎ 确定谈判目标

◎ 选择谈判策略

◎ 制定谈判程序

◎ 确定谈判时间

布置谈判现场

◎ 谈判室的选择和布置

◎ 安排谈判座位

◎ 营造谈判气氛，做好欢迎工作

3．收集资料的途径

文秘人员在谈判前须根据本次谈判的具体内容和要求收集有关资料，收集资料的途径具体如下。

4．制定商务谈判程序

商务谈判程序即商务谈判议程，一般是指所谈事项的先后次序和主要方法。文秘人员参与制定商务谈判程序的具体做法如下。

确定所谈事项顺序

◎ 先易后难，先将易谈妥的事项定下来，为较难问题的谈判打下基础，为整个谈判营造一个良好气氛

◎ 先难后易，为了突出谈判的重点和难点，先集中精力和时间将重点和难点谈清，余下的问题易达成共识

◎ 混合型，不分主次，把所有问题都排列出来进行讨论，把各种意见归纳起来，将明确统一的意见放开，讨论未解决的问题

编写谈判程序方法

◎ 尊重对方安排法，让对方先上谈判桌

◎ 前提设限法，遇到棘手问题先舍下一些前提，前提谈完再谈其它议题

◎ 不设限安排法，谈判双方强弱势明显，强势方可采取此方法

◎ 优先次序法，双方怀有善意时，可按由简至繁的次序排列；对峙时，可能要求先谈较难议题

◎ 临时增加议题法，为争取主动权，一方可能临时增加议题

5．安排谈判现场

文秘人员对商务谈判现场的安排主要有两方面的工作，具体如下。

6．谈判的辅助工作

在商务谈判中，文秘人员的辅助性工作有以下几个方面，具体如下。

记录

◎ 文秘人员要做好谈判的全程记录，做完后要与谈判工作小组进行核对，以保证记录的准确、全面

◎ 文秘人员对各种情况以简报或汇总的形式记录，用于谈判后研究调整谋略

◎ 谈判后起草一份详细的备忘录，并给对方一份，要求对方书面确认备忘录真实公正的表述了谈判结果

翻译

◎ 若对方为外国人，根据需要，文秘人员兼做翻译工作

善后

◎ 做好有关财务的报销工作

◎ 收回相关资料并加以整理和存档，上报整理后材料

◎ 清理现场，在谈判结果公布前做好保密工作

7．协助主谈判人员处理谈判中的问题

商务谈判的过程中经常会出现一些问题，常见的问题有出现僵局、出现反对意见、己方处于劣势、谈判气氛紧张和谈判即将破裂等。文秘人员要协助主谈判人员处理这些问题，具体的处理方法如下。

行政文秘

八、商务活动策划方案

1．商务活动策划方案的内容

为了使本次活动顺利进行并取得成功，文秘人员通常都会先制定商务活动的策划方案，经领导同意后方可进行商务活动，如公司的庆典、商务的宴请等商务活动，策划方案是策划活动付诸实践的指南，策划方案的内容如下。

2．策划方案范例

一、目的

商务宴请是公关活动中常见的方式之一，为了增进双方的相互了解，促进双方的感情，拉近彼此的距离，达成某种共识而进行的餐饮招待。

二、时间和地点

时间： 年 月 日 时

地点： 酒店 厅

三、接待职责

1．行政总监负责接待客人

2．总经办、行政部、销售部等其他相关部门配合行政总监完成接待任务。

四、接待程序

本公司的客人接待程序如下。

1．客人来访通知

安全保卫人员要询问来客的来访理由，并通知前台文员接待。前台文员需礼貌询问，根据公司宴客名单，确定来客是否为宴请客人。

2．宴请客人来访接待

（1）行政总监收到重要来客通知后，应立即赶往行政部接待中心进行接待，并填写如下的接待宴请记录表和接待工作总结表。

商务宴请策划方案

（2）相关业务部门的负责人与来客进行工作洽谈。洽谈完毕后，如重要客人提出参观公司的要求，行政总监应请示总经理，得到总经理同意后，由行政总监以及业务部门的相关负责人陪同参观。

六、宴请客人送别

宴请完毕，相关接待人员（如行政总监、相关业务部门负责人等）礼貌相送，并根据公司相关规定配车送站。

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